Supply Chain Management mit Excel – eine gute Idee?

Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf die Frage, inwieweit Excel eine geeignete Lösung für ein standortübergreifendes Supply-Chain-Management ist.

Im ersten Abschnitt werden die Möglichkeiten des Supply-Chain-Management mit Excel anhand von Beispielen aus der Absatzplanung, der Produktionsplanung und der Losgrößenoptimierung aufgezeigt. Möchten Sie sofort mehr über die Vor- und Nachteile von Excel als Supply-Chain-Management-Werkzeug oder über die Möglichkeiten der Verwendung in einer integrierten Supply-Chain-Planung erfahren, dann springen Sie direkt zu folgenden Abschnitten:

 

SUPPLY-CHAIN-MANAGEMENT MIT EXCEL – DER PLANUNGSDSCHUNGEL

 

WEGE AUS DEM EXCEL-CHAOS – DIE LÖSUNG

 

Möglichkeiten der Supply-Chain-Planung mit Excel

Excel ist des Planers Lieblingswerkzeug: Es lässt sich ideal für die Absatzplanung, für Bedarfs- und Distributionsplanung im Liefernetzwerk, für die Bestandsplanung von Lägern und Distributionszentren, für Materialwirtschaft und Beschaffung und sogar für die Kapazitäts- und Produktionsplanung von Fertigungsstandorten verwenden – theoretisch.

EXCEL FÜR DIE ABSATZPLANUNG

So bietet Excel beispielsweise für die Absatzplanung  grundlegende Prognosefunktionen:

Über das Menüband „Daten“ und der dort vorhandenen Funktionen „Prognoseblatt“ lässt sich sehr schnell eine Prognose mit ansprechender Grafik erstellen, sofern man die Vergangenheitsdaten als Zeitreihe in Form von Spalten mit Zeitachse und Werten in der Excel-Tabelle vorliegen hat, siehe nachfolgende Abbildung.

Im Hintergrund wird dafür die Excel-Funktion „PROGNOSE.ETS“ verwendet, die auf Verfahren der exponentiellen Glättung beruht. Mit der exponentiellen Glättung dritter Ordnung lassen sich in Excel sogar Saisonverläufe prognostizieren, wenn man in der Formel für „PROGNOSE.ETS“ als vierten Parameter die Saisonalität angibt.

Beim Erstellen eines Prognoseblattes lässt sich die Saisonalität komfortabel durch Excel automatisch erkennen oder schnell mit wenigen Mausklick herauf- oder herunterregeln, so dass die Auswirkungen in der Grafik in Echtzeit zu beobachten sind.

Absatzplanung mit Excel
Absatzplanung mit Excel

Die Daten für die Absatzhistorie lassen sich auf vielfältige Weise nach Excel importieren:

Ebenfalls im Menüband „Daten“ unter dem Punkt „Daten abrufen“ lassen sich diese aus vielfältigen Dateiformaten importieren, typischerweise aus dem universellen CSV-Format oder dem flexiblem XML-Standard, oder direkt aus Datenbanken wie Microsoft Access und von SQL-Servern. Oder Sie verbinden Excel direkt mit Ihrem ERP-System über ODBC, OLEDB oder OData-Schnittstellen, sofern es diese unterstützt.

EXCEL FÜR DIE PRODUKTIONS- UND KAPAZITÄTSPLANUNG

Ein anderes Beispiel ist die Produktions- und Kapazitätsplanung mit Excel:

Kapazitätsplanung mit Excel
Kapazitätsplanung mit Excel

Über die oben genannten Wege lassen sich Fertigungs- und Planaufträge importieren, die Kapazitäten der Fertigungsressourcen müssen in Excel modelliert werden, Stammdaten zu den Produkten und den Kapazitätsbedarfen auf den einzelnen Linien können importiert oder müssen von Hand in Excel gepflegt werden und durch Eingabe der Wochen- oder Tagesbedarfe der Enderzeugnisse (beispielsweise aus der Absatzplanung) lassen sich durch lokale Excelformeln die Auslastungen der einzelnen Fertigungslinien relativ simpel berechnen.

Mit etwas Geschick lässt sich sogar die mengenabhängige Dauer von Fertigungsaufträgen minutengenau in Excel berechnen. 


Die Ergebnisse werden dann typischerweise händisch in das ERP-System übertragen. Planaufträge werden dort neu erstellt, angepasst oder in Fertigungsaufträge umgewandelt. Fertigungsaufträge können auf Basis der Excel-Planung manuell geändert werden.  

Eine automatische Anpassung der Planung im ERP-System erfordert in der Regel die aufwändige Implementierung von zusätzlichen Schnittstellen, ist aber nicht unmöglich.

SUPPLY-CHAIN-OPTIMIERUNG MIT EXCEL

Selbst Optimierungsverfahren lassen sich in Excel für die Supply-Chain-Planung nutzen:

Excel bietet dazu mit dem sogenannten SOLVER die Lösung von linearen Problemen mit den Simplex-Algorithmus an, zur Lösung von kontinuierlich nichtlinearen Problemen steht der GRG-Solver (Generalized Reduced Gradient) zur Verfügung und zur Lösung von nichtkontinuierlichen Problemen steht ein Evolutionärer Algorithmus (EA) zur Auswahl.

Im nebenstehenden Beispiel ist gezeigt, wie in Excel mit dem Simplex-Algorithmus eine Losgrößenoptimierung für Produktionszugänge über mehrere Perioden zur Reduzierung der Lagerhaltungskosten (Zielfunktion) für den betrachteten Zeitraum erfolgen kann.

Losgrößenoptimierung mit Excel
Losgrößenoptimierung mit Excel

Die Beispiele ließen sich nahezu beliebig fortsetzen: Für das Bestandsmanagement lassen sich nach dem Importieren von aktuellen Beständen sowie zukünftigen Bedarfen und Zugängen der projizierte Bestand, Reichweiten und die benötigte Lagerkapazität berechnen, in der Beschaffungsplanung kann mit Hilfe von Stücklisten und Prognosen für Enderzeugnisse in Excel eine Bedarfsvorschau für den Lieferanten erzeugt werden usw. usw.

Für den einzelnen Planer ist Excel zweifelsohne ein herausragendes Tool mit umfangreichen Funktionen, hervorragender Bedienbarkeit und einer modernen Oberfläche, die sehr flexibel schier endlose Anpassungsmöglichkeiten offeriert und das – natürlicherweise – mit bester Integration in die Microsoft-Produktpalette.

Einmal daran gewöhnt, möchte kein Absatz-, Supply- oder Produktionsplaner mehr die Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit Excels missen. Und genau das stellt ein standortübergreifendes und unternehmensweites Supply-Chain-Management vor immense Herausforderungen. 

Supply-Chain-Management mit Excel - Verloren im Dschungel

Wie oben gezeigt verfügt Excel über zahlreiche Funktionen, die es für die Absatzplanung, das Lieferketten- und Bestandsmanagement sowie die Produktions- und Kapazitätsplanung zu prädestinieren scheinen. Hinzukommt die einfache Bedienbarkeit und die sehr gute Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse durch die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten der Standardoberfläche und die zahlreichen Funktionen. Und mit Hilfe der in MS Office integrierten VBA-Programmierung sind alle nur denkbaren Erweiterungen möglich.

Das führt dazu, dass einzelne Planer oder Abteilungen sich sehr schnell ihre individuellen Excel-Lösungen bauen, um die eigene Planung in den Griff zu bekommen. Beim Supply-Chain-Management geht es aber darum, das Angebots- und Nachfragemanagement innerhalb und zwischen Unternehmen zu integrieren (siehe „Was ist eigentlich Supply-Chain-Management?“).

Schon mittelständische Unternehmen mit einigen wenigen Produktionsstandorten, Lägern, Distributionszentren und einer internationalen Lieferkette müssen in der Lage sein, sehr schnell einen Überblick über die globale Nachfrage zu bekommen, standortübergreifend die Bestände und Reichweiten im Blick haben sowie den Nachschub und die Produktionskapazitäten innerhalb der eigenen Supply-Chain kennen, um auf Engpässe schnell und angemessen reagieren zu können. Und das idealerweise in möglichst profitabler Weise. Nicht irgendeine Lösung zur Behebung von Lieferengpässen ist gefragt, sondern wenn möglich die kostengünstigste.

 

HERAUSFORDERUNG ABSATZPLANUNG MIT EXCEL

Allein einen Überblick über den zu erwartenden Absatz zu bekommen, gestaltet sich für den Supply-Planer schwierig, wenn mit standortspezifischen und individuellen Excellösungen geplant wird: Lokale Absatzplaner, die für verschiedene Märkte zuständig sind, gruppieren unter Umständen die Produkte unterschiedlichen und planen mit unterschiedlichem Detailierungsgrad. Für die gleichen Produkte, die gleiches Absatzverhalten aufweisen, werden unterschiedliche Prognoseverfahren verwendet, was von Planer zu Planer, von Markt zu Markt stark schwankende Prognosegüte zur Folge hat. Zur Ermittlung der Prognosegüte werden unterschiedliche Verfahren und KPIs eingesetzt.

Eine unternehmensweite Beurteilung und Verbesserung der Prognosegüte ist damit nur schwer möglich. Last but not least müssen eine Vielzahl von lokalen Exceldateien zusammengeführt werden, um die globale Nachfrage zu ermitteln und daraus die Primärbedarfe auf Produktebene für die Supply-Planung zu generieren. Ein zeitaufwändiger und mühseliger Prozess. Wird ein ERP-System verwendet, müssen entweder Schnittstellen gebaut werden, um die Daten aus Excel automatisch einzulesen oder die Daten müssen in die dortige Programm- bzw. Produktionsplanung händisch übertragen werden.

HERAUSFORDERUNG SALES & OPERATIONS PLANNING MIT EXCEL

Ein moderner in monatlichen Zyklen stattfindender Sales & Operations Planning Prozess mit einem Abstimmungsprozess über mehrere Abteilungen hinweg, der im ersten Schritt einen abgestimmten Absatzplan (Konsensusplan) zur Folge haben soll und als Ausgangspunkt für die Supply-Chain-Planung dienen kann, ist mit verschiedenen aus unterschiedlichen Abteilungen produzierten Exceldateien nur sehr schwer möglich: Die Logistik betreibt beispielsweise eine mengenorientierte Planung auf Artikelebene oder verwendet Produktgruppen in einer eigenen Produkthierarchie. Die zu erwartenden Absätze werden je Produktionsstandort geplant. Der Vertrieb plant umsatz- und kundenorientiert aufgeschlüsselt auf Vertriebsniederlassungen, Absatzmärkte, Regionen, Länder oder gar einzelne Kunden. Und dies in der Regel als Umsatzwerte und unter Umständen in verschiedenen Währungen.

Zur Abstimmung der Pläne müssen Mengen in Umsätze oder Umsätze in Mengen umgerechnet werden. Es muss eine gemeinsames Datenmodell und eine gemeinsame Aggregationsebene zur Abstimmung gefunden werden. Dies ist konzeptionell schon mit integrierten Systemen schwierig, über eine Vielzahl von unterschiedlichen Excel Tabellen zwar nicht unmöglich, aber in der Praxis in einem eng getakteten und monatlich stattfindenden S&OP-Prozess sehr zeit- und ressourcenfressend und für alle Beteiligten unerfreulich und fehleranfällig. Der betriebene Aufwand steht in keinem Verhältnis zu den erzielten Ergebnissen, dies führt zu Frustration und oftmals dazu, dass der Prozess nicht mehr richtig gelebt oder gar ganz fallengelassen wird. Die Informationsgrundlage für die Supply-Planung ist schlechter als sie sein könnte mit allen daraus resultierenden Folgen: Suboptimale Nutzung der Produktionskapazitäten, Bestandsaufbau, verpasste Verkaufschancen, schlechterer Servicegrad etc.

LÜCKEN ZWISCHEN PRODUKTIONS- UND SUPPLY-CHAIN-PLANUNG DURCH EXCEL

Noch gravierender sind die Folgen, wenn Produktions- oder Supply-Chain-Planung mit Excel betrieben wird: Es entsteht eine Lücke zwischen der operativen Produktionsfeinplanung, die häufig standortspezifisch mit sehr individuellen und hochgradig spezialisierten Excelsheets durchgeführt wird und letztendlich der Feinterminierung von Fertigungsaufträgen dient, sowie der mittel bis langfristigen Produktions- und Kapazitätsgrobplanung, die eher zeitreihenorientiert ist, im Wochen- oder Monatszeitraster plant und einen Zeithorizont von mehreren Monaten bis zum einem Jahr und darüber hinaus im Blick hat. Es wird zur Sisyphos-Aufgabe, diese Pläne über zahlreiche Produktionsstandorte hinweg zu konsolidieren. Ein monatlicher S&OP-Zyklus bedingt das Erzeugen immer neuer Versionen von lokalen Exceldateien, die Monat für Monat neu zusammengeführt werden und abgestimmt werden müssen. Ein schnelles Reagieren auf Nachfrageschwankungen oder Lieferengpässen wird dadurch fast unmöglich. Eine Simulation verschiedener Szenarien, um beispielsweise zur Behebung von Lieferengpässen in kurzer Zeit alternative Bezugsquellen zu ermitteln, ist über eine Vielzahl lokal verteilter Exceldateien, die jeweils nur die Details für einen Standort enthalten, über die gesamte Supply Chain hinweg praktisch unmöglich. Chaos und Zeitverschwendung sind vorprogrammiert.  Von der Möglichkeit, eine möglichst kostengünstige Lösung zu finden, ganz zu schweigen.

Wege aus dem Excel-Chaos – die Lösung: In fünf einfachen Schritten von Excel zur integrierten Unternehmensplanung (IBP)

EXCEL INTEGRIERT VERWENDEN

Die gute Nachricht ist, es gibt einen Weg, Excel als Front-end für das Supply-Chain-Management zu behalten und gleichzeitig die eingegebenen bzw. erzeugten Daten automatisch im Hintergrund zu konsolidieren und für eine standortübergreifende sowie unternehmensweite Planung gewissermaßen „auf Knopfdruck“ global verfügbar zu machen, Simulationsmöglichkeiten in Echtzeit inklusive.

Die Lösung heißt „Integrated Business Planning“ (IBP) mit einer cloudbasierten HANA-Datenbank als technologische Basis und mit allen relevanten Rechenoperationen und Planungsalgorithmen auf einem zentralen System. Details siehe hierzu unter „SAP IBP“.

Die Daten werden in Excel gepflegt, beim Speichern ins IBP übertragen und nach Kennzahlenberechnungen oder Planungsläufen wieder zurück übertragen, so dass für alle Anwender die Ergebnisse gleichermaßen transparent und konsistent vorliegen. Manuelles Konsolidieren einzelner Excelsheets entfällt, aber individuelle Anpassungen der eigenen Datensichten in Excel sind möglich. Simulationen verschiedener Szenarien können über die gesamte Supply Chain hinweg „lokal“ in der eigenen Excelsicht durchgeführt werden, ohne die Planung anderer Anwender zu beeinflussen. Erst, wenn diese abgestimmt sind, wird eines der Szenarien freigegeben und für alle anderen Anwender in der „operativen“ Version sichtbar.

Dadurch entfällt der enorme Pflegeaufwand in der Abstimmung und Aktualisierung einzelner voneinander getrennter Exceldateien. Zeit und Kosten werden gespart und der Planer kann mehr Zeit auf das Lösen von Ausnahmesituation im Supply-Chain-Management verwenden und durch Simulieren der Auswirkungen von alternativen Lösungen in Echtzeit den jeweils kostengünstigsten Plan entwickeln.  

WAS MUSS GETAN WERDEN, UM EINE INTEGRIERTE EXCEL-PLANUNG ZU IMPLEMENTIEREN?

 Der Weg zur Verwendung von Excel im Sinne einer integrierten Unternehmensplanung führt über fünf einfache Schritte zum Ziel:

  1. Analysieren und dokumentieren Sie Ihre Planungsprozesse für die Abteilungen und Standorte, in denen Excel verwendet wird, dokumentieren Sie insbesondere die benötigten Excelsichten
  2. Leiten Sie daraus Ihre Geschäftsprozessanforderungen für einen integrierten Supply-Chain-Planungsprozess ab
  3. Gleichen Sie die Anforderungen mit den Funktionen der IBP-Software ab und ermitteln Sie den Abdeckungsgrad
  4. Bei hinreichendem Abdeckungsgrad: Erstellen Sie ein Grobkonzept sowie einen Implementierungsplan und ermitteln Sie die Machbarkeit ggf. in einem Testsystem (Proof-of-Concept). Definieren Sie dabei unternehmensweit einheitliche (Excel-)Datensichten und Kennzahlen für die einzelnen Prozessschritte
  5. Bei nachgewiesener Machbarkeit: Implementieren Sie in wenigen Monaten einzelne Komponenten der Lösung in einem iterativen Prozess über mehrere Prototypen hinweg („agil“) und rollen Sie das fertige Template in mehreren Phasen aus   

EVALUIERUNG, MACHBARKEIT UND IMPLEMENTIERUNG - ein ANGEBOT

alphachain unterstützt Sie in jedem einzelnen Schritt des oben skizzierten Prozesses und hat bereits mehrfach erfolgreich heterogene Excellösungen in eine integrierte Planungslösung überführt - inklusive Anknüpfung an SAP ECC oder S/4 HANA.

 

Sprechen Sie uns gern auf unsere zahlreichen Projektreferenzen zu diesem Thema an.

 

Wir bieten für die Integration Ihrer Excel-Welt mit Ihren SAP-Systemen (ECC oder S/4 HANA) und mit SAP IBP als Back-end derzeit folgende Pakete an:

 

EVALUIERUNG

Sollten Sie noch ganz am Anfang Ihrer Überlegungen zur Ablösung Ihrer Excel-Welt bzw. zur Integration mit Ihren ERP-Systemen stehen und Sie sind sich noch nicht sicher, ob IBP die richtige Lösung ist, dann buchen Sie das Paket „Evaluierung“

MACHBARKEIT

Für den Fall, dass sich aus einem Abgleich mit Ihren Anforderungen und den Funktionen von IBP die Machbarkeit und der Aufwand für eine ausgewählte Komponente nicht eindeutig abschätzen lässt, empfiehlt alphachain die Durchführung einer Machbarkeitsstudie, eines sogenannten „Proof-of-Concept“ (POC).

 

Oder Sie haben sich bereits für eine oder mehrere IBP-Komponenten entschieden, möchten das Projektrisiko minimieren und überprüfen, wie sich Ihre Kernprozesse in der Lösung abbilden lassen und ob sich der zu erwartende Nutzen sowie die erforderliche Anwenderakzeptanz tatsächlich einstellen würden, dann buchen Sie das Paket „Machbarkeit“.

IMPLEMENTIERUNG

Sollte Sie sich bereits für die Implementierung einer oder mehrere IBP-Komponenten entschieden haben, dann buchen Sie direkt das Paket „Implementierung“. Auf Basis vorangegangener Analysen Ihrer Prozesse und Anforderungen oder aufgrund eines bereits vorliegenden Pflichtenheftes oder Konzeptes erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Sollten diese noch nicht vorliegen, können Sie die zuvor genannten Pakte mit einer Implementierung kombinieren.

Mehr Informationen zu unserem Vorgehen bei einer IBP-Implementierung finden Sie auf der Seite "IBP Implementierung".

 

Zu den Inhalten und Leistungen der einzelnen Pakte berät Sie unser Excel-Integrationsexperte Herr Danklefsen gern persönlich:

 

Mobil: +49 (0) 173 606 33 54

 

E-Mail: kontakt@alphachain.eu

 


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